Prefina S.r.l. ha avviato e completato un progetto di trasformazione digitale dei propri processi aziendali, con il sostegno del Fondo Europeo di Sviluppo Regionale (FESR) nell’ambito del Programma Regionale 2021-2027 della Regione Emilia-Romagna.
Il progetto, denominato “Democratizzazione digitale della finanza agevolata: la piattaforma AI per tutte le imprese”, ha introdotto soluzioni basate su intelligenza artificiale, cloud computing e integrazione dei sistemi informativi per rendere più efficienti e accessibili i servizi di consulenza che Prefina offre alle imprese del territorio.
Il contesto
La finanza agevolata è un settore caratterizzato da elevata complessità documentale e normativa. La redazione di un progetto per un bando regionale o nazionale richiede competenze trasversali – tecniche, economiche, amministrative – e tempi di lavorazione significativi. Lo stesso vale per le analisi tecniche necessarie alla certificazione dei beni strumentali Industria 4.0, documenti di dettaglio che richiedono competenze tecniche specialistiche e un’approfondita analisi della documentazione del bene.
Prefina produce annualmente centinaia di pratiche di finanza agevolata e circa 170 analisi tecniche per la certificazione 4.0. L’esigenza di automatizzare e standardizzare questi processi, mantenendo la qualità del servizio e la competenza specialistica che contraddistingue il lavoro dei professionisti, ha motivato l’investimento in tecnologie di intelligenza artificiale.
Cosa è stato realizzato
L’intervento ha riguardato tre ambiti principali, ciascuno dei quali ha introdotto tecnologie digitali avanzate in processi precedentemente gestiti in modo manuale.
Piattaforma AI per la finanza agevolata. Il primo ambito ha riguardato lo sviluppo di una piattaforma digitale con intelligenza artificiale integrata, progettata per supportare l’intero ciclo di gestione delle pratiche di finanza agevolata: dall’analisi dei bandi attivi, alla redazione assistita dei progetti, fino alla gestione documentale. La piattaforma utilizza modelli di AI generativa (Claude di Anthropic e ChatGPT di OpenAI) addestrati su un archivio storico di progetti finanziati, ed è erogata in modalità cloud (infrastruttura AWS) con architettura SaaS. Questo consente ai professionisti di Prefina di ridurre significativamente i tempi di lavorazione e di gestire contemporaneamente un volume superiore di pratiche, ampliando l’accesso ai servizi di consulenza anche per micro e piccole imprese che tradizionalmente restano escluse dalle opportunità di finanziamento per la complessità delle procedure.
Sistema di supporto alla redazione delle analisi tecniche Industria 4.0. Il secondo ambito ha riguardato la realizzazione di un applicativo dedicato a supportare i periti di Prefina nella produzione dei documenti di analisi tecnica per la certificazione dei beni strumentali ai fini del credito d’imposta Industria 4.0 e dell’iperammortamento. Il sistema, sviluppato in collaborazione con il fornitore specializzato NetAi S.r.l., assiste il professionista attraverso un percorso strutturato che organizza la documentazione tecnica del macchinario, le fatture, i contratti e le analisi pregresse, proponendo bozze di contenuto che il perito valida, integra e perfeziona sezione per sezione. I modelli AI, erogati tramite la piattaforma Azure (region EU), effettuano ricerche sull’archivio storico delle analisi tecniche già prodotte da Prefina, garantendo coerenza con gli standard qualitativi consolidati. Il risultato è un documento conforme al template aziendale, corredato da un file di tracciabilità che indica per ciascuna sezione le fonti documentali utilizzate. Il perito mantiene il pieno controllo su ogni aspetto del documento finale: l’intelligenza artificiale è uno strumento al servizio della competenza professionale, non un sostituto.
Integrazione con il CRM aziendale. Il terzo ambito ha riguardato il collegamento della piattaforma AI con il sistema CRM Zoho in uso presso Prefina, per eliminare i silos informativi e garantire un flusso di dati continuo e tracciabile lungo l’intero ciclo di vita del cliente. L’integrazione, realizzata dall’Ing. Marco Panciroli (O2 Studio), comprende connettori API bidirezionali tra i sistemi, la personalizzazione delle pipeline commerciali e dei workflow di gestione delle pratiche, e l’automazione degli aggiornamenti anagrafici e documentali. Il risultato è una visione unificata e in tempo reale dello stato di ciascun cliente e di ciascuna pratica, dalla prima interazione fino alla rendicontazione del finanziamento ottenuto.
Gli obiettivi del progetto
Il progetto ha perseguito una trasformazione profonda del modello operativo di Prefina, fondata su tre direttrici.
La prima è l’automazione dei processi a elevata intensità manuale. La redazione di un progetto di finanza agevolata e di un’analisi tecnica 4.0 sono attività che richiedono competenza specialistica, ma che al tempo stesso presentano componenti ripetitive e standardizzabili: raccolta e organizzazione della documentazione, compilazione di sezioni ricorrenti, verifica dei requisiti formali, estrazione di dati economici da fatture e contratti. L’introduzione dell’intelligenza artificiale ha consentito di automatizzare queste componenti, liberando tempo e risorse dei professionisti per le attività a più alto valore aggiunto — l’analisi strategica, la relazione con il cliente, la supervisione qualitativa degli output.
La seconda direttrice è la standardizzazione e il miglioramento della qualità del servizio. In un’organizzazione con oltre venti professionisti, la variabilità individuale nella redazione dei documenti rappresenta un rischio operativo. Il progetto ha introdotto modelli di generazione AI che producono output conformi ai template aziendali, stilisticamente coerenti e tracciabili nelle fonti, indipendentemente dall’operatore che li utilizza. Questo innalza il livello qualitativo medio e riduce la necessità di revisioni successive.
La terza è l’integrazione dei sistemi informativi. Prima del progetto, i dati relativi ai clienti, alle pratiche e alla documentazione erano distribuiti su sistemi non comunicanti – CRM, archivi documentali, strumenti di produttività individuale. L’integrazione tra la piattaforma AI, il CRM Zoho e gli strumenti di comunicazione ha creato un ecosistema informativo connesso, nel quale ogni informazione è inserita una sola volta e risulta disponibile in tutti i contesti in cui serve.
Un obiettivo trasversale è stato inoltre quello di rendere i servizi di finanza agevolata più accessibili. L’efficienza guadagnata attraverso l’automazione consente a Prefina di offrire consulenza qualificata anche a imprese di piccole dimensioni che, per ragioni di costo, faticano ad accedere a servizi professionali strutturati.
I risultati raggiunti
Il progetto ha prodotto risultati misurabili su diversi fronti.
Sul piano della qualità del servizio, l’introduzione degli strumenti AI ha consentito di innalzare il livello di standardizzazione della documentazione prodotta, garantendo coerenza qualitativa indipendentemente dal singolo professionista. Ogni analisi tecnica è ora corredata da un file di tracciabilità che indica, sezione per sezione, le fonti documentali utilizzate — un elemento di trasparenza e verificabilità che rafforza l’affidabilità del lavoro peritale. I professionisti dispongono di strumenti che li supportano nelle componenti più ripetitive dell’attività, consentendo loro di dedicare maggiore attenzione agli aspetti tecnici e di merito che richiedono competenza ed esperienza.
Sul piano dell’efficienza operativa, l’automazione delle fasi a minor valore aggiunto — organizzazione della documentazione, estrazione di dati da fatture e contratti, compilazione delle sezioni ricorrenti — ha consentito al team di gestire un volume superiore di pratiche a parità di risorse, ampliando la capacità di servizio di Prefina verso le imprese del territorio.
Sul piano dell’integrazione dei processi, l’eliminazione del doppio inserimento dei dati tra CRM e piattaforma AI ha ridotto gli errori di trascrizione e reso disponibile in tempo reale lo stato aggiornato di ogni pratica e di ogni relazione commerciale. I clienti beneficiano di un servizio più rapido e trasparente, con una tracciabilità completa del percorso dalla prima interazione alla rendicontazione.
Complessivamente, il progetto ha innalzato il livello di maturità digitale di Prefina della scala Acatech, un indicatore riconosciuto a livello europeo per misurare il grado di trasformazione digitale delle imprese.
Il progetto è cofinanziato dall'Unione Europea nell'ambito del PR-FESR 2021-2027 della Regione Emilia-Romagna, Priorità 1 — Ricerca, Innovazione e Competitività, Azione 1.2.3 "Sostegno per la digitalizzazione delle imprese, incluse azioni di sistema per il digitale".CUP E85H25000440007
